Ένα PMS (Property Management System) ξενοδοχείου είναι το λογισμικό που χρησιμοποιεί ένα ξενοδοχείο για κρατήσεις, δωμάτια, επισκέπτες, τιμές, τιμολόγια, πληρωμές, αναφορές και housekeeping. Για μικρά ξενοδοχεία 5 έως 60 δωματίων, ένα σύγχρονο PMS δεν είναι πλέον απλώς ψηφιακό βιβλίο κρατήσεων. Είναι ο λειτουργικός πυρήνας του καταλύματος και πρέπει να μιλά με τα υπόλοιπα εργαλεία: channel manager, πληρωμές, λογιστική και – όλο και περισσότερο – τις έξυπνες κλειδαριές στις πόρτες δωματίων.
Τι κάνει πραγματικά ένα PMS ξενοδοχείου
Στον πυρήνα του, ένα PMS διατηρεί μία μοναδική, έγκυρη εγγραφή για το ποιος μένει, σε ποιο δωμάτιο, σε ποιες ημερομηνίες, σε ποια τιμή και τι έχει χρεωθεί. Όλα τα άλλα – check-in, καθαριότητα, αναφορές, ενημερώσεις καναλιών – εξαρτώνται από αυτήν την εγγραφή. Ένα μικρό ξενοδοχείο χωρίς πραγματικό PMS συνήθως διατηρεί τα ίδια δεδομένα σε ένα Excel, ένα τετράδιο στη ρεσεψιόν και αλυσίδες email με την καμαριέρα. Από εκεί προκύπτουν οι διπλές κρατήσεις και τα χαμένα check-in.
Ένα σύγχρονο PMS τα αντικαθιστά όλα με έναν πίνακα ελέγχου. Το ημερολόγιο κρατήσεων δείχνει την πληρότητα με μια ματιά. Τα προφίλ επισκεπτών διατηρούν ιστορικό διαμονής, στοιχεία επικοινωνίας και σημειώσεις. Οι τιμές ορίζονται ανά τύπο δωματίου και εποχή. Τα τιμολόγια και οι πληρωμές συνδέονται με την κράτηση.
Βασικά module που πρέπει να έχει κάθε PMS
Ημερολόγιο κρατήσεων με drag and drop και ξεκάθαρη επισήμανση συγκρούσεων.
Διαχείριση δωματίων και τύπων δωματίου με πλάνα τιμολόγησης.
Βάση επισκεπτών με ιστορικό διαμονής και κανάλια επικοινωνίας.
Τιμολόγηση, χρέωση και πληρωμές δεμένα σε κάθε κράτηση.
Αναφορές για πληρότητα, έσοδα ανά δωμάτιο και πηγή κρατήσεων.
Κατάσταση housekeeping ανά δωμάτιο (καθαρό, βρώμικο, ελεγμένο, εκτός λειτουργίας).
Υποστήριξη πολλαπλών καταλυμάτων για διαχειριστές με δύο-τρία ακίνητα.
Ενσωμάτωση με channel manager για Booking.com, Airbnb και απευθείας κρατήσεις.
Γιατί το "μόνο PMS" δεν είναι πλέον αρκετό
Ένα PMS που σταματά στην εγγραφή της κράτησης απαιτεί ακόμα κάποιον στη ρεσεψιόν για κάθε άφιξη. Ο επισκέπτης κάνει online κράτηση. Το PMS γνωρίζει το δωμάτιο. Αλλά τη στιγμή που φτάνει, κάποιος πρέπει να ετοιμάσει κάρτα, να την παραδώσει, να εισπράξει, να επαναλάβει τον κωδικό WiFi και να μην ξεχάσει να την απενεργοποιήσει στο check-out. Αυτή είναι χειροκίνητη ενοποίηση και είναι η μεγαλύτερη πηγή τριβής σε ένα μικρό ξενοδοχείο.
Η μετατόπιση των τελευταίων ετών: ένα PMS αναμένεται πλέον να διαχειρίζεται και την πρόσβαση των επισκεπτών. Όταν μια κράτηση ανατίθεται σε δωμάτιο, το ψηφιακό κλειδί δημιουργείται αυτόματα. Όταν ακυρώνεται, το κλειδί ανακαλείται. Το PMS κρατά την αλήθεια· οι κλειδαριές το ακούν. Αυτό λέγεται ενσωμάτωση PMS και έξυπνης κλειδαριάς.
Τι να ελέγξετε πριν επιλέξετε PMS
Ταιριάζει στο μέγεθος του καταλύματός σας; Λογισμικό για 300 δωμάτια κρύβει τις απλές ροές που θέλει ένα boutique 12 δωματίων.
Υποστηρίζει πολλαπλά καταλύματα αν σκοπεύετε να επεκταθείτε;
Ενσωματώνεται πραγματικά με τα κανάλια που χρησιμοποιείτε; Booking.com και Airbnb είναι βασικά· ελέγξτε και τα τοπικά.
Μιλά με σύστημα έξυπνης κλειδαριάς ή η πρόσβαση παραμένει χειρωνακτική;
Υποστηρίζει self check-in για αργές αφίξεις;
Πώς εξάγονται τα δεδομένα; Excel και αναφορές είναι βασικά.
Λειτουργεί στις γλώσσες των επισκεπτών και του προσωπικού;
Συνηθισμένα λάθη σε μικρά ξενοδοχεία
Σύγχυση του channel manager με το PMS. Το channel manager μετακινεί διαθεσιμότητα· δεν διαχειρίζεται καθημερινές εργασίες.
Επιλογή enterprise λογισμικού για κατάλυμα 20 δωματίων. Το κόστος άδειας είναι το μικρότερο πρόβλημα· η ρύθμιση εξαντλεί το προσωπικό.
PMS χωρίς σύνδεση με κλειδαριές. Κάθε κράτηση χρειάζεται κάποιον στο χώρο.
Παράλειψη housekeeping στο PMS. Η κατάσταση δωματίων ζει στο μυαλό κάποιου.
Καμία εφεδρεία για διακοπή internet. Cloud PMS είναι εντάξει, αλλά οι κλειδαριές χρειάζονται offline πρόσβαση.
Placeholder για πίνακα ελέγχου Orion Hotel PMS – ημερολόγιο, κατάσταση δωματίων και επισκέπτες σε μία εικόνα.
Πώς το Orion Hotel διαχειρίζεται αυτό
Το Orion Hotel είναι ένα PMS με ενσωματωμένη έξυπνη πρόσβαση εξαρχής, όχι σαν πρόσθετο. Ημερολόγιο κρατήσεων, ανάθεση δωματίου, βάση επισκεπτών, τιμές, τιμολόγια, αναφορές και housekeeping ζουν στην ίδια πλατφόρμα – και οι έξυπνες κλειδαριές Orion την ακούν σε πραγματικό χρόνο.
Όταν μια κράτηση ανατίθεται σε δωμάτιο, το Orion Hotel δημιουργεί αυτόματα το ψηφιακό κλειδί. Ο επισκέπτης το λαμβάνει ως QR code, Apple Wallet pass, Google Wallet pass, NFC ή στην εφαρμογή Orion. Όσοι χρησιμοποιούν QR ή Wallet δεν χρειάζονται εφαρμογή. Το κλειδί ανακαλείται αυτόματα μετά από check-out, ακύρωση, αλλαγή ή αναίρεση ανάθεσης. Η ίδια εγγραφή PMS οδηγεί την κράτηση και την πόρτα.
PMS σημαίνει Property Management System. Είναι το λογισμικό που διαχειρίζεται κρατήσεις, δωμάτια, επισκέπτες, τιμές, τιμολόγια, πληρωμές, αναφορές και housekeeping σε ένα σημείο.
Ποια η διαφορά PMS και channel manager;
Το PMS είναι ο λειτουργικός πυρήνας. Το channel manager είναι στενότερο εργαλείο που συγχρονίζει διαθεσιμότητα και τιμές μεταξύ OTA. Ένα σύγχρονο PMS συνήθως περιλαμβάνει channel manager· το αντίστροφο όχι.
Χρειάζεται PMS ένα μικρό ξενοδοχείο;
Ναι. Ακόμα και σε 5-10 δωμάτια, η εναλλακτική είναι Excel και χαρτί. Το PMS πληρώνεται από την πρώτη διπλή κράτηση που αποφεύγει.
Μπορεί ένα PMS να ελέγχει τις κλειδαριές;
Ένα σύγχρονο PMS με ενσωμάτωση έξυπνης κλειδαριάς μπορεί. Οι κρατήσεις οδηγούν την πρόσβαση: ανάθεση δωματίου δημιουργεί ψηφιακό κλειδί· λήξη το ανακαλεί.
Πώς δουλεύει η ενσωμάτωση PMS και έξυπνης κλειδαριάς;
Το PMS είναι η αλήθεια – γνωρίζει ποιος μένει πού. Η κλειδαριά ακούει το PMS για τις αποφάσεις πρόσβασης. Με Orion συμβαίνει σε πραγματικό χρόνο και συνεχίζει offline.
Το Orion Hotel είναι κατάλληλο για διαμερίσματα και βίλες;
Ναι. Είναι σχεδιασμένο για καταλύματα 5-60 δωματίων όπου PMS και πρόσβαση επισκεπτών πρέπει να είναι ένα σύστημα.