Хотелскиот PMS — property management system — е софтверот со кој хотелот управува со резервации, соби, гости, цени, фактури, плаќања, извештаи и хаусекипинг. За мали хотели со 5 до 60 соби, модерниот PMS веќе не е само дигитален резервациски календар. Тој е оперативно јадро на објектот и мора да разговара со channel manager, плаќања, сметководство и паметните брави на вратите.
Што всушност прави хотелскиот PMS
Во основа, PMS-от држи единствен, авторитетен запис за тоа кој престојува, во која соба, за кои датуми, по која цена и што е наплатено. Check-in, хаусекипинг, извештаи и ажурирања на канали се закачени на тој запис. Мал хотел без вистински PMS често ја води истата информација во табела, тетратка на рецепција и е-пошта со чистачките — таму настануваат двојни резервации и пропуштени check-in-и.
Модерен хотелски PMS го заменува сето тоа со еден екран. Резервацискиот календар покажува искористеност на прв поглед. Профилот на гостинот ја чува историјата на престоите. Цените се поставуваат по тип на соба и по сезона, не се пресметуваат рачно. Фактурите и плаќањата се поврзани со резервацијата, не со посебна книга.
Основни модули кои секој хотелски PMS треба да ги има
Резервациски календар со повлекување на резервации и јасно обележување на конфликти.
Управување со соби и типови соби, со ценовни планови.
База на гости со историја на престои и контакт информации.
Цени, фактури и плаќања врзани за секоја резервација.
Извештаи за искористеност, приход по соба и извор на резервација.
Хаусекипинг со јасен статус на соба во хотел (чиста, валкана, прегледана, надвор од употреба).
Поддршка за повеќе објекти, за оператори кои водат две или три имоти под истиот бренд.
Channel manager интеграција за синхронизација со Booking.com, Airbnb и директните резервации.
Зошто „само PMS” повеќе не е доволно за мал хотел
PMS кој запира кај резервацискиот запис е PMS кој сè уште бара човек на рецепција за секое пристигнување. Гостинот резервира онлајн. Системот знае во која соба. Но кога гостинот ќе пристигне, некој мора рачно да направи клуч, да го предаде, да го наплати остатокот, да го каже WiFi-јот и да не заборави да го деактивира клучот по check-out. Тоа е хотелска интеграција направена рачно — најголемиот извор на оперативни проблеми во мал имот.
Последниве години се очекува хотелскиот PMS да го води и пристапот до собата. Резервација доделена на соба автоматски генерира дигитален клуч за гостинот. Откажување автоматски го укинува тој клуч. PMS-от ја држи вистината; бравите слушаат што кажува PMS-от. Така функционира интеграцијата на PMS со паметни брави.
Што да проверите пред да изберете хотелски PMS
Дали е дизајниран за вашата големина на имот? Софтвер за големи градски хотели често ги крие едноставните работи кои малиот бутик-хотел ги бара секој ден.
Дали поддржува повеќе објекти за случај да отворите втор имот?
Дали се поврзува со каналите кои навистина ги користите — Booking.com, Airbnb и локалните?
Дали комуницира со паметна брава за хотел, или пристапот е сè уште рачен процес?
Дали поддржува self check-in за доцни пристигнувања?
Како се извезуваат податоците? Excel увоз/извоз и извештаи се основа.
Дали работи на јазиците кои вашите гости и тимот всушност ги користат?
Типични грешки кои малите хотели ги прават
Користење на channel manager наместо PMS. Channel manager-от ги синхронизира OTA каналите; не ги води дневните операции.
Купување корпоративен систем за 20-собен хотел. Лиценцата е најмалиот проблем; конфигурацијата е она што убива.
Користење PMS без интеграција со бравите. Секоја резервација сè уште бара некој на лице место.
Прескокнување на хаусекипингот во системот. Статус на соба во хотел живее само во главата на чистачот.
Без план Б за денот кога ќе падне интернетот. PMS во облак е во ред, но бравите треба да поддржуваат офлајн пристап.
Како Orion Hotel го решава ова
Orion Hotel е хотелски PMS со вграден паметен пристап, не додаток одстрана. Резервацискиот календар, доделувањето соби, базата на гости, цените, фактурите, извештаите и хаусекипингот живеат во истата платформа — а Orion паметните брави ја слушаат таа платформа во реално време. Кога резервација ќе биде доделена на соба, Orion Hotel автоматски издава дигитален клуч. Гостинот го добива како QR код, Apple Wallet карта, Google Wallet карта, NFC пристап или преку Orion мобилната апликација. По check-out, откажување, преместување или одделување од соба, клучот автоматски се укинува.
Една платформа: PMS + паметен пристап + self check-in + хотелска автоматизација.
Реално-временска контрола на паметни брави на собни врати, главни влезови и заеднички врати.
Офлајн пристап на Orion бравите кога интернетот на имотот не работи.
Дизајниран за имоти со 5 до 60 соби — мали хотели, бутик-хотели, апарт-хотели, апартмани, вили и куќи за одмор.
Orion контролерите работат со strike, bolt и magnet брави.
PMS значи Property Management System — софтвер со кој хотелот управува со резервации, соби, гости, цени, фактури, плаќања, извештаи и хаусекипинг на едно место.
Која е разликата меѓу хотелски PMS и channel manager?
Хотелскиот PMS е оперативно јадро на имотот — води резервации, соби, гости, фактури и хаусекипинг. Channel manager е поузок алат кој ја синхронизира расположливоста и цените на OTA каналите како Booking.com и Airbnb. Модерен PMS обично вклучува channel manager; самостоен channel manager не ги има PMS функциите.
Дали мал хотел има потреба од PMS?
Да. Дури и со 5 до 10 соби, алтернативата е табела плус хартија плус е-пошта — и тоа се лошо скалира кога две резервации се преклопуваат или некој од тимот ќе отсутствува. PMS-от се исплаќа на првата спречена двојна резервација.
Дали хотелски PMS може да ги контролира бравите?
Модерен PMS со интеграција со паметни брави може. Резервациите го водат пристапот — кога собата ќе се додели, гостинот автоматски добива дигитален клуч; кога резервацијата ќе заврши, клучот се укинува. Orion Hotel го испорачува ова целосно на една платформа.
Како функционира интеграцијата на PMS со паметни брави?
PMS-от е извор на вистината — знае кој гостин е во која соба и за кои датуми. Паметната брава ја слуша PMS-от за одлуки за пристап. Со Orion Hotel ова се случува во реално време на собни врати, главни влезови и заеднички врати, а Orion бравите продолжуваат да работат и кога интернетот на имотот ќе падне.
Дали Orion Hotel работи за апартмани и куќи за одмор?
Да. Orion Hotel е изграден за имоти со 5 до 60 соби — мали хотели, бутик-хотели, апарт-хотели, апартмани, вили, гостински куќи и куќи за одмор, каде што PMS-от и пристапот на гостинот треба да бидат еден систем.